Faça Agora!

Ao ir para a faculdade muitos anos atrás, decidi me desafiar estabelecendo como meta se eu poderia me formar em apenas três semestres, fazendo as mesmas aulas que as pessoas normalmente fariam ao longo de um período de quatro anos. Este artigo explica em detalhes todas as técnicas de gerenciamento de tempo que usei para alcançar esse objetivo com sucesso.

Para realizar essa meta ambiciosa, eu determinei que teria que fazer de 30 a 40 créditos por semestre, enquanto o aluno médio fazia de 12 a 15 créditos. Ficou imediatamente claro que eu teria que gerenciar meu tempo extremamente bem se quisesse conseguir isso. Comecei a ler tudo o que podia encontrar sobre gerenciamento de tempo e coloquei em prática o que aprendi. Realizei meu objetivo, me formando com dois bacharelados em ciência (ciência da computação e matemática) em apenas três semestres sem precisar ter aulas de verão. Dormia de sete a oito horas por noite, cuidava das minhas tarefas rotineiras (compras, cozinha, limpeza, etc.), tive uma vida social e exercitei-me por 30 minutos todas as manhãs. No meu último semestre, até trabalhei em tempo integral (40 horas por semana) como programador de jogos e fui o vice-presidente do capítulo local de um clube de informática enquanto fazia 37 unidades de cursos de ciência da computação e matemática, principalmente de nível avançado. Meus colegas de classe somavam todas as horas que esperavam que cada tarefa levasse e concluíram que minhas semanas deveriam ter consistido em cerca de 250 horas. Me formei com uma média de 3,9 (o GPA americano onde a média máxima é 4.0) e também recebi um prêmio especial concedido ao melhor aluno de ciência da computação a cada ano. Um dos meus professores mais tarde me disse que teve facilidade em selecionar o vencedor do prêmio depois ficou claro para eles o que eu estava fazendo.

Eu não era considerado uma criança talentosa e essa foi a primeira vez que eu fiz algo assim. Eu não tinha mentores pessoais me ajudando, não conhecia ninguém que tinha feito algo parecido antes e não consigo lembrar de uma única pessoa me encorajando a fazer isso. Na verdade, a maioria das pessoas desencorajava fortemente a ideia quando eu contava a elas. Isso foi simplesmente algo que decidi fazer por mim mesmo. Se você quiser entender melhor onde eu estava na época e por que decidi tentar algo tão louco, pode gostar de ler post “The Meaning of Life: Intro“, que inclui toda a história de fundo e mais detalhes sobre minha motivação para fazer isso.

Foi preciso muita persuasão para conseguir que o presidente do departamento de ciência da computação aprovasse minhas unidades extras a cada semestre, e meus colegas de classe muitas vezes assumiam que eu estava trapaceando ou que eu tinha um irmão gêmeo ou que eu era apenas mentalmente instável (eu sou acusado desse último com bastante frequência, então talvez haja alguma verdade nisso). Na maior parte do tempo, eu mantive silêncio sobre o que estava fazendo, mas se alguém me perguntasse quantas unidades eu estava cursando, eu não negava. Eu era talvez o único aluno da universidade com uma grade horária de duas páginas, então era fácil provar que eu estava dizendo a verdade se alguém me pressionasse, mas raramente o faziam.

Não contei essa história para impressioná-lo, mas para deixá-lo curioso sobre como consegui. Consegui fazendo uso de conceitos de gerenciamento de tempo que a maioria das pessoas simplesmente não conhecia, mas que estavam prontamente disponíveis em livros e programas de áudio na época (1992-93). Os hábitos de gerenciamento de tempo que aprendi durante meu tempo na faculdade me serviram muito bem no crescimento do meu negócio, então quero compartilhá-los com você na esperança de que você os considere igualmente valiosos. Eles me permitiram encurtar anos da minha escolaridade e também me deram cerca de $30.000 dólares para começar meu negócio (todos ganhos no meu último semestre como programador de jogos, principalmente em diretos autorais). Sem mais delongas, aqui está o melhor do que aprendi sobre dominar o gerenciamento de tempo:

A Clareza é Fundamental

O primeiro passo é saber exatamente o que você quer. Em um dojang de taekwondo onde eu costumava treinar, há um grande sinal na parede que diz: “Seu objetivo é se tornar um faixa preta.” Isso ajuda a lembrar cada aluno por que ele está passando por um treinamento tão difícil. Quando você trabalha por conta própria, é fácil passar um dia inteiro na sua mesa e não realizar nada de valor. Isso quase sempre acontece quando você não está realmente claro sobre o que está tentando fazer. Nos momentos em que você recupera sua consciência, pergunte a si mesmo: “O que exatamente estou tentando realizar aqui?” Você deve conhecer seu destino com a maior clareza possível. Faça seus objetivos específicos e coloque-os por escrito. Seus objetivos devem ser tão claros que seria possível para um estranho olhar para sua situação objetivamente e dar-lhe uma resposta absoluta “sim” ou “não” se você alcançou cada objetivo ou não. Se você não puder definir seu destino com precisão, como saberá quando chegou lá?

O período-chave que descobri ser útil para definir e trabalhar em metas específicas é de noventa dias, ou o período de uma estação climática. Nesse período de tempo, você pode fazer mudanças dramáticas e mensuráveis se definir objetivos cristalinos. Reserve um momento para parar e escrever uma descrição de como você quer que sua vida esteja daqui a noventa dias. Qual será sua renda mensal? Quanto você vai pesar? Quem serão seus amigos? Onde você estará em sua carreira? Como será seu relacionamento? Como será seu site? Seja específico. Clareza absoluta lhe dará a vantagem que manterá você no caminho certo.

Assim como um avião no piloto automático deve fazer correções constantes para permanecer no curso, você deve periodicamente redefinir seus objetivos. Reconecte-se com seus objetivos claros e escritos lendo-os todas as manhãs. Coloque-os em suas paredes, especialmente seus objetivos financeiros. Há anos (durante meados dos anos 90), fui ao meu apartamento e coloquei placas em todos os cômodos que diziam “$5,000 / mês”. Esse era o meu objetivo de renda mensal na época. Porque eu sabia exatamente o que queria, eu alcancei esse objetivo em poucas semanas. Continuei definindo objetivos de renda específicos, mesmo com alguns contratempos ocasionais, e achei esse processo muito eficaz. Não foi apenas porque me ajudou a focar no que queria – talvez ainda mais importante é que me fez facilmente ignorar as coisas que não me levavam no mesmo caminho do meu objetivo. Por exemplo, se você definir como objetivo ganhar $10.000 por mês, isso pode ajudá-lo a parar de fazer coisas que só vão render $5000 por mês.

Se você ainda não chegou ao ponto da clareza, faça disso seu primeiro objetivo. É um grande desperdício de tempo passar pela vida sem saber o que você quer. A maioria das pessoas fica muito tempo no estado de “eu não sei o que fazer”. Elas esperam que alguma força externa lhes dê clareza, sem perceber que a clareza é criada por si próprio. O universo está esperando por você, não o contrário, e vai continuar esperando até que você finalmente se decida. Esperar pela clareza é como ser um escultor olhando para uma peça de mármore, esperando que a estátua dentro dela desprenda as partes desnecessárias. Não espere que a clareza se materialize espontaneamente – pegue um martelo e uma talhadeira e comece a esculpir!

Seja Flexível

Há uma diferença fundamental entre saber qual é o seu destino e saber o caminho que você vai tomar para chegar lá. Um avião comercial típico fica fora do curso 90% do tempo, mas quase sempre chega ao destino porque sabe exatamente para onde está indo e faz correções constantes ao longo do caminho. Você não pode saber o caminho exato para o seu objetivo com antecedência. Eu acredito que o verdadeiro propósito do planejamento é simplesmente para que você permaneça convencido de que um caminho possível existe. Todos nós já ouvimos a estatística de que 80% das novas empresas falham nos primeiros cinco anos, mas uma estatística muito mais interessante é que quase todas as empresas que tiveram sucesso não o fizeram da forma original que tinham planejado. Se você olhar para empresas bem-sucedidas que começaram com planos de negócios, você geralmente descobrirá que seus planos originais falharam miseravelmente e que eles só tiveram sucesso tentando algo diferente. Dizem que nenhum plano de negócios sobrevive ao entrar em contato com o mercado. Gosto de generalizar isso dizendo que nenhum plano sobrevive ao contato com o mundo real.

O renomado autor e consultor empresarial Stephen Covey frequentemente usa a expressão “integridade no momento da escolha”. Isso significa que você não deve seguir seus planos cegamente sem consciência dos seus objetivos. Por exemplo, digamos que você esteja seguindo seus planos muito bem – até agora, tudo bem – e surge uma oportunidade imprevista. Você segue seu plano original e perde a oportunidade, ou para e aproveita a oportunidade, saindo do cronograma? É aqui que você tem que parar e se reconectar com seus objetivos para decidir qual é o melhor curso. Nenhum plano deve ser seguido cegamente. Assim que você adquirir novos conhecimentos que possam invalidar o plano, você deve exercer a integridade no momento da escolha. Às vezes, você pode alcançar seus objetivos mais rapidamente aproveitando atalhos que surgem inesperadamente. Em outras vezes, você deve seguir seus planos originais e evitar distrações menores que o afastariam de seus objetivos. Seja rígido com seus objetivos, mas flexível com seus planos.

Eu acredito que ter um objetivo claro é muito mais importante do que ter um plano claro. Na escola, eu tinha um objetivo muito claro – me formar na faculdade em apenas três semestres – mas meus planos estavam em constante estado de fluxo. Todos os dias eu era informado sobre novas tarefas, projetos ou testes, e eu tinha que me adaptar a esse mar de atividades em mudança constante. Se eu tentasse fazer um plano de longo prazo para cada semestre, ele teria sido inútil em menos de 24 horas.

Fazer Uma Coisa de Cada Vez

Em vez de usar um sistema elaborado de organização, eu optei por uma lista simples de tarefas mantidas em papel e caneta. Minha única ferramenta de organização era um bloco de notas onde eu escrevia todas os meus trabalhos e suas respectivas datas de entrega. Eu não me preocupava em fazer um planejamento ou priorização avançados. Simplesmente examinava a lista para selecionar o item mais urgente que se encaixasse no tempo que eu tinha disponível. Então eu o completava e riscava da lista.

Se tivesse um trabalho de dez horas para fazer, escreveria todo o trabalho de uma só vez, em vez de dividi-lo em tarefas menores. Normalmente, eu fazia projetos grandes nos fins de semana. Eu ia para a biblioteca pela manhã, fazia as pesquisas necessárias e, em seguida, voltava para o meu quarto e continuava trabalhando até que o texto final estivesse pronto para ser impresso. Se precisasse de uma pausa, eu tirava uma pausa. Não importava o tamanho do projeto ou quantas semanas o professor havia dado para concluí-lo. Uma vez que eu começava um trabalho, eu permanecia com ele até que estivesse 100% concluído e pronto para ser entregue.

Essa prática simples me economizou muito tempo. Em primeiro lugar, me permitiu concentrar profundamente em cada projeto e estudar com muita eficiência enquanto trabalhava. Muito tempo é perdido na troca de tarefas, porque você precisa recarregar o contexto para cada nova tarefa. Focar-se em uma única ação minimiza o tempo perdido em trocar de uma tarefa para outra. Na verdade, sempre que possível, agrupava minhas tarefas e projetos dentro de uma determinada matéria e as fazia todas de uma vez antes de trocar para outra área. Então, eu fazia todas as minhas tarefas de matemática seguidas até que tudo estivesse pronto. Depois, fazia todas as minhas tarefas de programação. Em seguida, fazia as tarefas de minha educação geral. Dessa forma, eu colocava meu cérebro no modo de matemática, programação, escrita ou arte e permanecia nesse único modo pelo maior tempo possível. Em segundo lugar, acredito que esse hábito me ajudou a permanecer relaxado e sem estresse porque minha mente não estava cheia de tantas tarefas a fazer. Era sempre apenas uma coisa de cada vez. Eu podia esquecer tudo o que estava fora do contexto atual.

O Fracasso é Seu Amigo

A maioria das pessoas parece ter um medo inato do fracasso, mas o fracasso é realmente seu melhor amigo. As pessoas de sucesso também falham muito porque fazem muitas tentativas. O grande jogador de beisebol Babe Ruth detinha o recorde de home runs e o recorde de strikeouts ao mesmo tempo. Aqueles que têm mais sucessos também têm mais fracassos. Não há nada de errado ou vergonhoso em falhar. O único arrependimento está em nunca tentar. Portanto, não tenha medo de experimentar em suas tentativas de aumentar a produtividade. Às vezes, a maneira mais rápida de descobrir se algo funcionará é pular direto e fazê-lo. Você sempre pode fazer ajustes ao longo do caminho. É a abordagem preparar-atirar-mirar, e surpreendentemente, funciona muito melhor do que a abordagem mais comum de preparar-mirar-atirar. A razão é que depois de “atirar” uma vez, você tem alguns dados reais com os quais ajustar sua mira. Muitas pessoas ficam presas no planejamento e na reflexão e nunca chegam ao ponto da ação. Quantas ideias potencialmente ótimas você deixou passar porque ficou preso no estado de paralisia da análise (ou seja, preparar-mirar-mirar-mirar-mirar-mirar…)?

Durante a faculdade, experimentei muitas ideias loucas que pensei que poderiam me poupar tempo. Continuei lendo material de gerenciamento de tempo e aplicando o que aprendi, mas também desenvolvi algumas ideias originais. A maioria das minhas próprias ideias foi um fracasso, mas algumas funcionaram. Eu estava disposto a falhar novamente e novamente, pela chance de tropeçar em algo que me desse um impulso extra.

Entenda que o fracasso não é o oposto do sucesso. O fracasso é uma parte essencial do sucesso. Depois que você tem sucesso, ninguém se lembra dos seus fracassos. A Microsoft não foi a primeira empreitada empresarial de Bill Gates e Paul Allen. Quem se lembra que a empresa original Traf-o-Data foi um fracasso? O ator Jim Carey foi vaiado muitas vezes enquanto era um jovem comediante. Temos lâmpadas elétricas porque Thomas Edison se recusou a desistir mesmo depois de 10.000 experimentos fracassados. Se a palavra “fracasso” é tabu para você, então reformule-a: ou você tem sucesso ou tem uma experiência de aprendizado.

Largar o medo do fracasso vai te servir bem. Se você está animado para alcançar um objetivo específico, mas tem medo de não conseguir, agarre a oportunidade e faça mesmo assim. Mesmo que você fracasse na tentativa, você aprenderá algo valioso e poderá fazer uma tentativa melhor na próxima vez. Se você olhar para pessoas bem-sucedidas nos negócios hoje, comumente verá que muitos deles tiveram uma série de fracassos desastrosos antes de finalmente acertar algo que funcionou, eu incluído. E eu acho que a maioria dessas pessoas concordaria que essas primeiras experiências de fracasso foram um fator contribuinte essencial em seus sucessos futuros. Meu conselho para quem está começando um novo negócio é começar a produzir produtos ou inventar serviços e não se preocupar muito se eles serão um sucesso. Eles provavelmente não serão. Mas você aprenderá muito mais fazendo do que jamais aprenderá pensando.

Faça Agora!

W. Clement Stone, que construiu um império de seguros valendo centenas de milhões de dólares, fazia com que todos os seus funcionários recitassem a frase “Faça agora!” repetidas vezes no início de cada dia de trabalho. Sempre que sentir a tendência da preguiça assumir e lembrar de algo que deveria estar fazendo, pare e diga em voz alta: “Faça agora! Faça agora! Faça agora!” Eu frequentemente coloco esse texto como protetor de tela. Há um custo tremendo em adiar as coisas porque você mentalmente as revisitará várias vezes, o que pode resultar em uma enorme quantidade de tempo desperdiçado. Pensar e planejar são importantes, mas a ação é muito mais importante. Você não é pago por seus pensamentos e planos – você só é pago pelos seus resultados. Quando em dúvida, aja com ousadia, como se fosse impossível falhar. Na verdade, é.

É absolutamente imperativo que você desenvolva o hábito de tomar decisões o mais rápido possível. Eu uso uma regra de 60 segundos para quase todas as decisões que tenho que tomar, não importa quão grandes ou importantes. Assim que tenho todos os dados para tomar uma decisão, começo um temporizador e dou a mim mesmo apenas 60 segundos para tomar uma decisão firme. Eu até mesmo jogo uma moeda se precisar. Quando estava na faculdade, não podia me dar ao luxo de perder tempo pensando em tarefas ou me preocupando com quando fazer as coisas. Simplesmente escolhia uma e começava a trabalhar nela. E hoje, quando preciso decidir qual artigo escrever em seguida, apenas escolho um tópico e começo a escrever. Acredito que é por isso que nunca sofro de bloqueio de inspiração. Bloqueio de inspiração significa que você está preso no estado de pensar sobre o que escrever em vez de realmente escrever. Não perco tempo pensando em escrever porque estou ocupado demais escrevendo. Provavelmente é por isso que fui capaz de escrever centenas de artigos originais com muita facilidade. Cada artigo que escrevo gera ideias para pelo menos mais dois, então minha lista de ideias só aumenta ao longo do tempo. Não consigo imaginar ficar sem conteúdo original.

Com muita frequência, as pessoas adiam a tomada de decisões quando não há vantagem em tal atraso. Normalmente, adiar uma decisão só terá consequências negativas, então, mesmo que você esteja diante de ambiguidade, tome a decisão e siga em frente. Se acabar sendo a decisão errada, você logo saberá. Muitas pessoas provavelmente passam mais de 60 segundos decidindo o que comer no jantar. Se eu não consigo decidir o que comer, pego uma maçã ou um par de bananas e começo a comer. Às vezes, estou satisfeito com frutas antes de descobrir o que realmente gostaria de comer. Então, meu cérebro sabe que, se quiser algo diferente de frutas, precisa decidir rapidamente. Se você puder acelerar o ritmo da tomada de decisões, poderá passar o resto do tempo em ação.

Um estudo mostrou que os melhores gerentes do mundo tendem a ter uma tolerância extremamente alta para a ambiguidade. Em outras palavras, eles são capazes de agir com coragem com dados parciais e/ou conflitantes. Muitas indústrias hoje aceleraram a um ritmo tão rápido que, quando você tem dados perfeitos para tomar qualquer decisão, a oportunidade provavelmente já passou há muito tempo. Quando não há dados para recorrer, confie em sua própria experiência pessoal e intuição. Se uma decisão pode ser tomada imediatamente, tome a decisão assim que surgir. Se você não pode tomar uma decisão imediatamente, reserve um tempo para considerar as opções e tomar a decisão. Dedique a maior parte do seu tempo à ação, não à decisão. O estado de indecisão é um grande desperdício de tempo. Não gaste mais de 60 segundos nesse estado, se puder evitá-lo. Tome uma decisão firme e imediata e vá da incerteza para a certeza para a ação. Deixe o mundo lhe dizer quando você está errado e logo você acumulará experiência suficiente para tomar decisões precisas e inteligentes.

Escolha Impiedosa

Livre-se de tudo que te faz perder tempo. Use a lata de lixo liberalmente. Aplique a regra: “Em caso de dúvida, jogue fora”. Cancele assinaturas inúteis de revistas. Se você tem uma revista que tem mais de dois meses e ainda não a leu, jogue fora; provavelmente não vale a pena ler. Perceba que nada é gratuito se isso custar seu tempo. Antes de se inscrever em qualquer novo serviço gratuito ou assinatura, pergunte quanto isso vai custar em termos de tempo. Cada atividade tem um custo de oportunidade. Pergunte: “Vale a pena o que estou sacrificando por isso?”

Na faculdade, eu fui implacável quando se tratava de escolhas. Eu disse a um professor que decidi não fazer um dos projetos de ciência da computação que ele havia atribuído porque senti que não era um bom uso do meu tempo. O projeto exigia cerca de 10 a 20 horas de trabalho tedioso que não iria me ensinar nada que eu já não soubesse. Além disso, este projeto valia apenas 10% da minha nota naquele curso, e como eu estava indo muito bem na aula, a única consequência negativa real seria que eu terminaria com um A- no curso em vez de um A. Eu disse ao professor que achava que era uma troca justa e que aceitaria o A-. Eu não tentei negociar com ele por tratamento especial. Então, minha nota oficial na aula foi um A-, mas pessoalmente me dei um A+ por ter aproveitado essas 10-20 horas de uma maneira muito melhor.

Faça a si mesmo a seguinte pergunta: “Eu teria começado este projeto, relacionamento, carreira, etc., se pudesse começar tudo de novo, sabendo o que sei agora?” Se a resposta for não, então saia o mais rápido possível. Isso é chamado de pensamento de base zero. Conheço muitas pessoas que têm uma crença limitante que diz: “Sempre termine o que começou”. Elas passam anos subindo escadas apenas para perceber, quando chegam ao topo, que a escada estava apoiada no prédio errado. Lembre-se de que o fracasso é seu amigo. Então, se uma determinada decisão que você tomou no passado não está mais produzindo resultados que o servem, seja implacável e abandone-a para poder seguir em frente com algo melhor. Não há honra em dedicar sua vida à busca de um objetivo que já não o inspira. Esta é outra situação em que você deve praticar a integridade no momento da escolha. Você deve constantemente reavaliar sua situação atual para decidir com precisão o que fazer em seguida. Qualquer decisão que você tenha tomado no passado é em grande parte irrelevante se você não renovaria essa decisão hoje.

Identificar e Recuperar o Tempo Desperdiçado

Ao invés de assistir um programa de TV de uma hora, grave-o e assista em 45 minutos, pulando os comerciais. Não gaste meia hora digitando um e-mail longo quando você pode fazer a mesma coisa em uma ligação telefônica de 10 minutos. Agrupe suas tarefas e faça todas de uma vez.

Durante o verão entre meu segundo e terceiro semestres, eu encontrei um apartamento do outro lado da rua do campus que era um pouco mais perto do prédio de engenharia do que o meu quarto no dormitório. Então eu me mudei do dormitório para aquele apartamento, o que economizou tempo para andar/pedalar todos os dias. Eu também estava saindo de um apartamento de dois quartos que eu dividia com dois colegas e indo para um apartamento individual menor. Este novo apartamento era muito mais eficiente. Por exemplo, eu podia trabalhar em tarefas de programação enquanto cozinhava a janta, porque minha mesa ficava a poucos passos do fogão.

Tentar eliminar hábitos que desperdiçam tempo é um ponto de partida comum para pessoas que desejam se tornar mais eficientes, mas acho que isso é um erro. Otimizar seus hábitos pessoais deve vir depois. A clareza de propósito deve vir primeiro. Se você não tem clareza, então suas tentativas de instalar hábitos mais eficientes e quebrar hábitos ineficientes vão fracassar. Você não terá uma razão forte o suficiente para usar seu tempo de forma eficiente, então será fácil desistir quando as coisas ficarem difíceis. Você precisa de um grande objetivo atraente para se manter motivado. A razão para economizar 15 minutos em uma tarefa é que você está transbordando de motivação para usar esses 15 minutos de forma melhor.

Por exemplo, você pode ter uma carreira que você gosta, mas provavelmente não é tão envolvente que você se importe o suficiente em economizar 15 minutos aqui e ali, mesmo que sua economia total possa chegar a algumas horas por dia. Mas se você dedicar tempo para desenvolver um senso de propósito que atinja sua alma, você será automaticamente motivado a usar melhor o seu tempo. Se você colocar o nível mais alto da sua vida em ordem (propósito, significado, crenças espirituais), os níveis mais baixos tenderão a se auto-otimizar (hábitos, práticas, ações).

O princípio 80-20, também conhecido como Princípio de Pareto, afirma que 20% do esforço em uma tarefa corresponde a 80% do valor dessa tarefa. Isso significa também que 80% da tarefa só produz 20% do valor da mesma. Na faculdade, eu era implacável na aplicação desse princípio. Algumas semanas, eu faltava até 40% das minhas aulas, pois assistir às aulas muitas vezes não era a maneira mais eficaz para mim de aprender. Além disso, eu já havia mencionado que simplesmente recusava fazer uma tarefa se determinasse que ela não valia meu tempo. Houve uma matéria de matemática que só fui duas vezes porque podia aprender com o livro didático muito mais rapidamente do que com as aulas. Apareci apenas na prova intermediária e final. Colocava minha tarefa na frente da sala e saía. Voltava no final para pegar a tarefa da próxima aula. Na verdade, tirei a maior nota nessa aula, mas o professor provavelmente não sabia quem eu era. Os outros alunos estavam seguindo as regras, sem perceber que estavam livres para criar suas próprias regras. Descubra quais partes da sua vida pertencem aos cruciais 20% e concentre seus esforços lá. Seja absolutamente implacável em se recusar a gastar tempo onde simplesmente não tem como conseguir os melhores resultados. Invista seu tempo onde ele tem o potencial de trazer grandes efeitos.

Proteja Seu Tempo

Para trabalhar com eficiência, você precisa de blocos de tempo ininterruptos nos quais possa concluir tarefas significativas. Quando você sabe com certeza que não será interrompido, sua produtividade é muito, muito maior. Quando você se senta para trabalhar em uma tarefa especialmente intensa, dedique blocos de tempo para a tarefa durante os quais não fará mais nada. Eu descobri que um mínimo de 90 minutos é ideal para um único bloco.

Você pode precisar negociar com as outras pessoas em sua vida para criar esses blocos de tempo ininterruptos. Se necessário, avise os outros com antecedência para não interrompê-lo por um certo período de tempo. Na escola, eu trancava minha porta do quarto quando precisava trabalhar, para que meus colegas soubessem que não deveriam me perturbar. Embora cada apartamento individual nos dormitórios de dois quartos fosse projetado para duas pessoas em cada quarto, ou quatro pessoas por apartamento, eu pagava um pouco mais para ter um quarto só para mim. Dessa forma, eu sempre tinha meu próprio quarto particular para trabalhar. Quando eu tinha tempo para ser social, eu deixava a porta aberta, às vezes jogando jogos de computador com um dos meus colegas de quarto. Se você trabalha em um ambiente com muitas interrupções que afetam negativamente sua produtividade, mude esse ambiente a todo custo. Algumas pessoas me disseram que dar uma cópia deste artigo para seu chefe ajudou a convencê-lo/a a tomar medidas para reduzir interrupções desnecessárias.

Trabalhe Todo o Tempo em que Você Trabalha

Durante um desses blocos de tempo sagrados, não faça nada além da atividade que está bem à sua frente. Não verifique e-mails, fóruns online ou fique surfando na web. Se você tem essa tentação, desconecte seu computador da Internet enquanto trabalha. Desligue seu telefone ou simplesmente recuse-se a atendê-lo. Vá ao banheiro antes de começar e certifique-se de que não ficará com fome por um tempo. Não saia da sua cadeira de forma alguma. Não fale com ninguém durante esse período.

Decida o que você deve estar fazendo e não faça nada além disso. Se você gerencia outras pessoas, pergunte periodicamente qual é a tarefa nº 1 delas e certifique-se de que não estão fazendo nada além disso. Se você ver alguém respondendo e-mails, deve ser a coisa mais importante para aquela pessoa estar fazendo naquele momento específico. Caso contrário, relativamente falando, aquela pessoa está apenas desperdiçando tempo.

Se você precisar de uma pausa, faça uma pausa real e não faça mais nada. Não trabalhe durante um intervalo se sentir que precisa descansar e se recuperar. Verificar e-mails ou navegar na web não é uma pausa. Quando você fizer uma pausa, feche os olhos e respire fundo, ouça música relaxante e desconecte por um tempo, tire um cochilo de 20 minutos ou coma algumas frutas frescas. Descanse até se sentir capaz de fazer um trabalho produtivo novamente. Quando você precisa descansar, descanse. Quando você deve trabalhar, trabalhe. Trabalhe com 100% de concentração ou não trabalhe de forma alguma. É perfeitamente aceitável tirar o tempo de inatividade que você quiser. Apenas não permita que seu tempo de inatividade invada seu tempo de trabalho.

Multitarefas

A quantidade de novos conhecimentos em determinadas áreas está aumentando rapidamente, o que significa que tudo o que você sabe sobre o seu trabalho provavelmente está se tornando obsoleto. A única solução é continuar absorvendo novos conhecimentos o mais rapidamente possível. Muitas das habilidades que uso em meu negócio hoje nem existiam há cinco anos. A melhor maneira que conheço para acompanhar é aplicar multitarefas sempre que possível, lendo e ouvindo programas de áudio.

Ao assistir TV, leia uma revista de informática durante os intervalos comerciais. Se você é homem, leia enquanto se barbeia. Eu uso um barbeador elétrico e leio durante os 2-3 minutos que levo para me barbear todos os dias. Isso me permite passar por cerca de dois artigos extras por semana – isso significa 100 artigos extras por ano. Esse hábito é realmente fácil de começar. Basta pegar algumas revistas ou imprimir alguns artigos que você não teria tempo para ler e colocá-los no banheiro. Sempre que sair, carregue pelo menos um artigo dobrado com você. Se você precisar esperar na fila, como no banco ou no supermercado, pegue o artigo e leia. Você ficará surpreso com a quantidade extra de conhecimento que pode absorver apenas lendo durante outras atividades não mentais.

Ouça programas educacionais em áudio sempre que puder. Quando estiver dirigindo seu carro ou no transporte público, esteja sempre ouvindo um programa de áudio. Uma das melhores maneiras de economizar tempo é aprender diretamente com pessoas que já possuem as habilidades que você deseja dominar. Os programas de áudio frequentemente contêm material mais prático do que o que você aprenderia fazendo aulas na universidade. Enquanto as pessoas com diplomas em marketing ou negócios foram ensinadas por professores universitários, você pode aprender sobre esses assuntos com milionários e bilionários que aprenderam o que funciona no mundo real.

A multitarefa foi talvez a habilidade de baixo nível mais importante que me permitiu passar pela faculdade em três semestres. Meu dia útil médio envolvia cerca de sete ou oito horas de aulas. Mas nas terças-feiras durante meu último semestre, tive aulas seguidas das 9h às 22h. Como estava fazendo cerca de uma dúzia de disciplinas a cada semestre, eu tinha vários testes e projetos para entregar quase todas as semanas. Não tinha tempo para estudar fora da sala de aula porque a maior parte do meu tempo era gasto no trabalho. Então, simplesmente tive que aprender tudo de primeira. Se um professor escrevia algo no quadro, eu memorizava ali mesmo; eu não podia me dar ao luxo de aprender as coisas depois e arriscar ficar para trás. Durante minhas aulas mais lentas, eu fazia tarefas de casa, trabalhava em algoritmos para meu trabalho de programação ou refinava meu cronograma. Você provavelmente pode encontrar inúmeras oportunidades para ser multitarefa. Sempre que fizer algo físico, como dirigir, cozinhar, fazer compras ou caminhar, mantenha sua mente ocupada ouvindo podcasts ou lendo.

A ideia de multitarefa pode parecer contradizer a dica anterior de trabalhar todo o tempo em que você trabalha. Mas enquanto a dica anterior se refere a trabalhos de alta intensidade onde você deve concentrar todos os seus recursos mentais para fazer o melhor trabalho possível, esta dica aborda trabalhos de baixa intensidade onde você tem bastante capacidade para fazer outras coisas ao mesmo tempo, como esperar na fila, cozinhar o jantar, voar de avião ou andar de um ponto a outro. A multitarefa não deve ser usada onde ela significativamente prejudicará o desempenho em uma tarefa crucial, mas deve ser inteligentemente usada para aproveitar a capacidade excedente. Tire pausas reais quando precisar, mas não perca tempo em um estado de esforço parcial. É mais eficiente alternar entre trabalhar com intensidade e depois descansar completamente.

A multitarefa permite que você leve sua produtividade a um novo nível. Você pode pensar que seria cansativo, mas muitas pessoas acham que tem o efeito oposto. Para mim, foi tremendamente energizante estar fazendo tantas coisas ao mesmo tempo. Quanto mais você trabalha, maior é a sua capacidade de trabalho e mais restaurador será o seu descanso.

Experimento

Cada pessoa é diferente, então o que funciona para você pode ser diferente do que funciona para todos os outros. Você pode trabalhar melhor de manhã ou tarde da noite. Aproveite seus próprios pontos fortes e encontre maneiras de compensar suas fraquezas. Experimente ouvir música enquanto trabalha. Descobri que a música clássica e new age, especialmente Mozart, é ótima para o desenvolvimento de sites. Mas para a maioria das tarefas rotineiras, ouvir música techno/trance acelerada me ajuda a trabalhar muito mais rápido. Eu não sei exatamente por que, mas sou duas vezes mais produtivo quando ouço música muito rápida em comparação a não ouvir música. Por outro lado, música com vocais é prejudicial à minha produtividade porque me distrai muito. E quando eu realmente preciso me concentrar profundamente, não ouço música. Experimente um teste simples para si mesmo e veja se certas formas de música podem aumentar sua produtividade. Para mim, a diferença foi dramática.

Sempre que você tiver uma nova ideia maluca para aumentar sua produtividade, teste-a e veja qual efeito ela tem. Não descarte nenhuma ideia a menos que tenha realmente experimentado. Os sucessos parciais são mais comuns do que os fracassos completos, portanto, cada novo experimento ajudará você a refinar suas práticas de gerenciamento de tempo. Até mesmo a prática contínua de conduzir experimentos ajudará a condicioná-lo a ser mais produtivo.

Cultive Seu Entusiasmo

A palavra “entusiasmo” vem do grego entheos, que significa literalmente “o deus interior”. Eu realmente gosto dessa definição. Duvido que seja possível dominar a arte da gestão do tempo se você não estiver entusiasmado com o que vai fazer com o seu tempo. Vá atrás do que realmente inspira você. Não persiga o dinheiro. Persiga sua paixão. Se você não está entusiasmado com seu trabalho, então está desperdiçando sua vida. Mude para outra coisa. Considere uma nova carreira. Não se culpe se sua carreira atual ficou sem graça. Lembre-se de que o fracasso é seu amigo. Ouça esse deus interior em você e mude para algo que o motive novamente. O pior desperdício de tempo é fazer algo que não te faz feliz. Seu trabalho deve servir à sua vida, não o contrário.

Se você é como a maioria das pessoas, pode se motivar de vez em quando, mas depois se distrai e volta a um nível mais baixo de produtividade, e acha difícil continuar com um projeto. Quão fácil é começar um novo projeto quando seu nível de motivação está alto? E quão difícil é continuar quando sua empolgação diminui? Como a maioria das pessoas é negativa em algum grau, naturalmente você perderá sua carga positiva ao longo do tempo, a menos que cultive ativamente sua empolgação como um recurso. Não acredito em me forçar a fazer algo que realmente não quero fazer. Se não estou motivado, me fazer sentar e trabalhar produtivamente é quase impossível, e o trabalho é quase doloroso. Quando você está altamente motivado, no entanto, o trabalho parece uma brincadeira.

Manter meu entusiasmo era crucial na faculdade, pois não podia me dar ao luxo de deixá-lo enfraquecer. Eu rapidamente aprendi que precisava fazer um esforço consciente para reforçar meu entusiasmo diariamente. Eu sempre tinha meu tocador de fitas Walkman comigo (não havia players portáteis de MP3 naquela época), e enquanto caminhava de uma aula para outra, ouvia fitas de gerenciamento de tempo e motivação. Também as ouvia enquanto corria todas as manhãs. Eu mantinha meu nível de motivação alto reforçando meu entusiasmo quase a cada hora. Mesmo que outras pessoas me dissessem que eu certamente falharia, essas fitas tinham uma influência mais forte porque eu nunca ficava mais do que algumas horas sem me reconectar.

Se o seu nível de entusiasmo é alto, você pode trabalhar muito mais produtivamente e até mesmo desfrutar das partes normalmente tediosas do trabalho. Sempre achei que quando quero levar meu negócio a um novo patamar, devo primeiro elevar meu pensamento. Quando sua forma de pensar muda, então suas ações mudarão e seus resultados seguirão. A menos que você seja naturalmente hiperativo, seu entusiasmo vai precisar de reforço diário. Recomendo ouvir fitas de motivação ou ler livros ou artigos inspiradores por pelo menos quinze minutos todos os dias. Sempre que parei de fazer isso, o autoquestionamento sempre voltou e minha produtividade caiu. É realmente surpreendente como alimentar constantemente sua mente com material positivo pode manter seu entusiasmo indefinidamente. E se você fizer multitarefas, pode obter esse benefício sem investir tempo extra.

Coma e Exercite-se para Obter Energia Ótima

Durante o verão antes do meu último semestre na faculdade (1993), eu me tornei vegetariano  e notei um aumento significativo na minha energia e especialmente na minha capacidade de concentração. Quatro anos depois (1997) eu me tornei vegano completo (sem produtos animais), e isso resultou em um impulso ainda maior. Para detalhes sobre o motivo pelo qual fiz essa mudança, veja o artigo Por que Vegano?

O que você come pode ter um efeito profundo em sua produtividade. Produtos animais levam significativamente mais tempo e energia para serem digeridos do que alimentos à base de plantas, e quando seu corpo deve desviar energia extra para a digestão, significa que você tem menos energia disponível para o trabalho mental produtivo. Efetivamente, seu trabalho parecerá mais difícil enquanto você estiver digerindo refeições contendo produtos animais e você estará mais propenso a ceder às distrações. Portanto, se você tiver dificuldade em se concentrar em trabalhos mentalmente intensos após o almoço, sua dieta pode muito bem ser a culpada. Até mesmo Benjamin Franklin creditou comer levemente na hora do almoço como sendo um fator significativo em sua produtividade. Enquanto seus colegas estavam sonolentos e lentos à tarde, ele poderia continuar a trabalhar produtivamente pelo resto do dia.

O exercício regular também é necessário para manter alta energia e clareza mental. Na faculdade, eu saía para correr por 30 minutos logo de manhã, antes do café da manhã. E é claro que eu estava ouvindo fitas motivacionais e educacionais ao mesmo tempo. Essa renovação diária me manteve em boa condição física e ajudou a manter meu peso ideal. Além disso, minha grade horária me fazia zig-zaguear pelo campus todos os dias para assistir a todas as minhas aulas, e eu geralmente tinha que carregar uma mochila com 20 a 30 quilos de livros comigo. Então, mesmo que eu passasse a maior parte dos dias de semana sentado em salas de aula, ainda assim fazia bastante exercício diário.

Se você quer dominar a gestão do tempo, faz sentido aprimorar sua melhor ferramenta de gerenciamento de tempo de todas – seu corpo físico. Através da dieta e do exercício, você pode construir sua capacidade para um esforço concentrado sustentado, para que até o trabalho mais difícil pareça mais fácil.

Se você atualmente se encontra acima do peso, faça uma viagem até uma academia ou uma loja de artigos esportivos e encontre um peso (ou dois) que pese tanto quanto o excesso de gordura que você carrega. Pegue-o e caminhe por um tempo com ele. Conscientize-se de que é isso que você carrega consigo todos os dias. Imagine o quanto mais leve e fácil tudo seria se você pudesse colocar permanentemente esse peso no chão. Carregar algum peso extra para fins de treinamento é uma coisa, mas se esse peso estiver na forma de gordura corporal, você nunca poderá colocá-lo no chão e desfrutar dos benefícios de viver em um corpo mais eficiente.

Manter o Equilíbrio

Não acho fácil manter a produtividade, a saúde e a felicidade a longo prazo se sua vida estiver totalmente desequilibrada. Para se destacar em uma área, você não pode deixar outras áreas ficarem para trás e puxá-lo para baixo. Enquanto estava na faculdade, fiz um esforço para tirar um dia inteiro por semana para ter uma vida pessoal. Eu me exercitava, ia a festas, participava de reuniões de clubes, jogava jogos de computador e sinuca, e até tive tempo para tirar férias em Las Vegas durante meu último semestre. As altas taxas de rotatividade no final de projetos exaustivos são causadas por falta de equilíbrio. Focar exclusivamente no seu trabalho principal em detrimento de todas as outras áreas da sua vida só vai prejudicá-lo a longo prazo. Mantenha o equilíbrio prestando atenção em todas as áreas da sua vida. À medida que você cresce em sua carreira, certifique-se de que sua vida pessoal também está crescendo.

Provavelmente meu maior arrependimento em ter concluído a faculdade em três semestres é que nunca tive uma namorada durante esse tempo. Embora eu tivesse muitos bons amigos (homens e mulheres), me envolvi em clubes e desfrutei de atividades sociais divertidas todas as semanas, eu não tinha tempo suficiente para buscar um relacionamento íntimo além de tudo o mais. Lembro-me de uma ocasião em que uma garota que eu conhecia estava claramente interessada em ter um relacionamento comigo e começou a maquinar para passar mais tempo sozinha comigo, mas eu não pude aceitar a oferta porque simplesmente não tinha tempo para namorar. Eu não teria sido um namorado muito bom na época.

Se eu tivesse que fazer tudo de novo, acredito que minha experiência na faculdade teria sido ainda melhor se eu tivesse estendido o curso para quatro ou cinco semestres e permitido tempo para ter uma namorada. Seria ótimo ter alguém com quem compartilhar minha vida, sem mencionar todos os outros benefícios da intimidade. Pelo menos eu tive bastante tempo para namorar depois de me formar. Em alguns meses, eu tinha uma namorada, e quatro anos depois nos casamos. Na verdade, ela e eu fomos para a mesma faculdade ao mesmo tempo, mas nunca nos conhecemos enquanto estávamos lá, embora tenhamos alguns conhecidos em comum.

Eu acredito que o objetivo principal do gerenciamento de tempo é dar a você o poder de tornar sua vida tão gratificante quanto você quiser. Ao ficar claro sobre o que você quer e desenvolver uma coleção de hábitos que permitam que você alcance eficientemente seus objetivos, você desfrutará de uma vida muito mais rica e satisfatória do que teria de outra forma. Quando olho para trás para os meus dias de faculdade mais de uma década depois, sinto um senso de gratidão por toda a experiência. Eu defini uma meta enorme e cresci tremendamente como pessoa na busca por essa meta. Foi uma das melhores épocas da minha vida.

Se você deseja se tornar mais produtivo, faça isso com a intenção de melhorar a totalidade de sua vida de cima a baixo. A razão para dominar o gerenciamento de tempo é transformar sua vida boa em uma excepcional. O gerenciamento de tempo não se trata de auto sacrifício, auto negação e fazer mais do que você não gosta. Trata-se de abraçar mais do que você já ama.