Mais sobre Planejamento

Action Outline – Este é o meu programa favorito que eu uso para planejamento de mais alto nível. Eu o uso todos os dias. Na superfície ele não parece ser realmente uma ferramenta de planejamento. O programa funciona como uma combinação do Windows Explorer com MS-Word. No lado esquerdo da tela, você uma estrutura similar a diretórios. E no lado direito da tela, você tem uma área para editar textos. O que este programa permite você fazer é criar pequenos textos sobre qualquer coisa que você queira e organizar-los de acordo um uma estrutura hierárquica. Você pode expandir ou minimizar elementos dessa estrutura da forma como quiser, ver seus planos de um ponto de vista amplo, ou navegar em detalhes específicos daquela seção. O que eu gosto mais sobre este programa é que ele se encarregar de gerenciar a estrutura hierárquica para você, as ele não força você a usar nenhum paradigma específico. Você pode utilizar-lo meramente como um editor de texto e digitar todo o seu plano em um único arquivo. Ou você pode desenvolver um plano inteiro no formato de um esquema e nem sequer usar a funcionalidade de editor de textos que ele oferece. Você também pode usar uma combinação dos dois. Na medida que vou tentando novos formatos e modelos de planejamento eu descubro que este programa consegue se adaptar. Numa ocasião eu o utilizei para criar um plano de 90 dias para minha vida, em outra para esboçar um livro, e ainda uma outra para escrever uma discurso. E o melhor de tudo, este programa é extremamente rápido, e muito simples de alternar de uma parte do plano para outro. Eu recomendo baixar a versão de teste para você ver se gosta também. Há outros programas similares na internet, mas este é o meu favorito.

Quais são os documentos individuais que você cria para gerenciar o seu tempo, e como você os usa?

Calendário – Primeiro, eu tenho um calendário anual, uma página por mês. Eu compro na minha papelaria preferida pelo equivalente a cerca de 30 a 50 reais. Um calendário de papel funciona muito bem para mim porque meus horários não são totalmente preenchidos com compromissos, somente uma parte pequena do meu trabalho precisa ser feito em uma data e hora específicas. Mas se eu tivesse muitos compromissos no mesmo dia eu provavelmente usaria um calendário mais sofisticado. Eu não uso o calendário para agendar o meu dia, ele é usado apenas para registrar coisas que precisam acontecer em um dia específico. Por exemplo, na próxima semana eu vejo que tenho uma reunião com os Toastmasters na quarta-feira, uma reunião com meu planejador financeiro na quinta-feira, e uma competição de apresentação ao público no sábado. E estes são os meus agendamentos para esta semana.

Lista de Valores e Declaração de Missão – Eu mantenho uma lista dos meus valores como mencionado no fim da minha página ‘Sobre’ no meu site, juntamente com a declaração da minha missão. Sempre que eu tenho que tomar uma decisão importante de longo prazo, eu consulto os meus valores e a minha missão. Ambos são mantidos na ferramenta “Action Outline” de maneira que eu posso abri-los rapidamente e a qualquer momento usando um atalho do teclado.

Lista de Metas – Esta é uma lista com todas as minhas metas de longo prazo (qualquer coisa 90 dias na frente ou mais). Algumas destas levarão mais de dez anos para atingir. As metas são organizadas em categorias (física, social, carreira, financeira, etc.). Esta lista também é mantida em “Action Outline”. Eu olho essa lista ao menos uma vez por semana, e eu atualizo ela a cada uma ou duas semanas.

Lista de Projetos – Esta é uma lista de todos os projetos que tenho, mantidas em “Action Outline”. Para criar esta lista eu reparto as minhas metas maiores em projetos individuais, que possam ser medidos e atingidos. Por exemplo, se uma meta é ganhar uma certa quantidade de dinheiro, então o projeto definiria o que eu tenho que fazer para ganhá-lo. Estes projetos são organizados por ordem de prioridade, e eu frequentemente adiciono notas abaixo do título de cada projeto para juntar ideias para cada um. Assim se do nada eu tenho uma ideia para um dos meus projetos ativos, eu posso digitar essas ideias rapidamente e voltar para o projeto em que estou trabalhando no momento.

Plano de 90 Dias – Este é o meu tipo de plano para tudo que eu preciso fazer dentro dos próximos 90 dias, como expliquei em um post anterior sobre o tema de planejamento. Eu também mantenho os meus planos no Action Outline. Eu repasso eles todos os dias e os atualizo semanalmente. E uma vez a cada três meses eu os refaço completamente.

Plano de metas para 30 dias – Esse é um documento contendo as minhas metas e planos de curto prazo para o que eu intenciono fazer nos próximos 30 dias, também mantido no Action Outline. Eu reviso e atualizo esses planos ao menos uma vez por semana. O propósito deste documento é definir os próximos 30 dias dos meus planos de 90 dias, dividindo este em etapas mais simplificadas e mais fáceis de executar e medir. Há bastante vai e vem entre trabalhos nesse planejamento de 30 dias e os planos de 90 dias.

Agenda de 30 dias – O meu plano de metas de 30 dias é então dividido em semanas e em dias. Eu programo então a minha agenda para as primeiras uma ou duas semanas e defino que tarefas e atividades vou completar em cada dia. Ou seja eu pego o meu plano de metas de 30 dias e divido em passos individuais que devem ser realizados para atingir as minhas metas. Eu decido em que dias eu preciso completar os passos. Note que para isso eu não uso um calendário, mas sim uma lista de itens no Action Outline, o que é rápido e fácil de editar, e que me permite ver o que eu tenho programado para os dias seguintes. Eu também pego os meus compromissos da minha agenda de papel e os insiro na minha agenda de 30 dias. Eu acho este método de programação de tarefas o mais eficiente que encontrei até agora. O calendário de papel é usado principalmente para agendar itens que passam dos 30 dias, de outra forma eu não preciso de papel para programar tarefas a curto prazo. Esta agenda requer definir em que dias as tarefas serão realizadas. Não é necessário subdividir as tarefas mais do que isso. Eu atualizado este documento todos os dias.

Lista diária de tarefas – Ao fim de cada dia, eu reviso a minha agenda de 30 dias para checar o que tenho definido para o dia seguinte. Daí em um caderno eu faço uma lista que inclui todas as tarefas relacionadas as minhas metas que eu preciso completar no dia seguinte. Eu também adiciono tarefas espontâneas que possam ter aparecido nas últimas 24 horas, como retornar ligações ou mandar um email. Esta lista inclui tarefas pessoais e tarefas relacionadas aos meus negócios, juntamente com todas os meus compromissos (itens com hora determinada de início). Depois de criar a lista de tarefas para as próximas 24 horas eu crio uma agenda do que precisa ser feito a cada hora do dia. Eu gosto de trabalhar em intervalos de 2 horas, ou seja, eu basicamente divido meus dias em diversos desses intervalos com algumas partes dedicadas para descanso ou refeição entre os intervalos de trabalho. Assim eu consigo ver como o meu dia seguinte será e como deve terminar. Usualmente eu gasto entre 10 e 15 minutos para criar uma lista de tarefas para o dia seguinte. E ao mesmo tempo, eu frequentemente edito minha agenda de 30 dias. E raro que um dia se saia exatamente como o planejado, isso acontece em apenas uns 20% das vezes. Normalmente eu termino menos tarefas do que tinha planejado. Mas isso é OK, pois eu continuo fazendo mais com um plano do que sem ele.

Caixa de Entrada – Esta é uma gaveta plástica em cima da minha mesa. Qualquer pedaço de papel entrando no meu escritório deve primeiro ir na minha caixa de entrada, incluindo correio, cartões de contato, notas de conferências e de cursos, etc. Daí a cada alguns poucos dias eu processo e transfiro toda a informação acumulada na minha caixa de entrada para dentro do meu sistema, convertendo em metas, projetos, ações, ou apenas arquivar para futura referência. No momento em que eu escrevo esse parágrafo, minha caixa de entrada contém tarefas na minha última reunião do Toastmasers, notas de uma palestra de 3 horas sobre microbiologia e saúde que eu assisti na quinta, e um artigo de negócios que eu quero repassar em busca de ideias.

Caixa de Saída – Esta também é uma gaveta de plástico que fica em baixo da minha gaveta de entrada. Ela é usada para qualquer coisa que precise deixar meu escritório, como cartas para enviar. Esta está vazia a maior parte do tempo.

Armário de Arquivo – Trata-se de um arquivo de 4 gavetas que está sempre a apenas um braço de distância, que eu uso para armazenar qualquer coisa que eu queira guardar para referência. Itens que entram no meu escritório através da minha caixa de entrada normalmente acabam ali, no lixo ou na minha caixa de saída.

Eu espero que o conteúdo acima lhe dê uma boa imagem de como eu gerencio o meu tempo. Eu gosto deste sistema em particular, eu vejo que funciona muito bem para mim, e eu sempre continuo a melhorá-lo. Desde que a maioria das informações são armazenadas em Action Outline, eu consigo abrir estes documentos rapidamente através de um atalho no teclado. Isso o faz muito mais rápido de abrir do que um documento do Word por exemplo. E eu posso trocar entre os diferentes documento com apenas um click do mouse. Eu provavelmente abro documentos no Action Outline cerca de uma dúzia de vezes todos os dias em média.